Miten luodaan toimitila, joka tukee yrityksen strategiaa?
Toimitilat ovat usein paljon enemmän kuin vain paikka tehdä töitä. Ne vaikuttavat siihen, miten asiakkaat kokevat yrityksen ja miten työntekijät viihtyvät ja jaksavat. Silti toimitilojen suunnittelu jätetään helposti kiireen keskellä taka-alalle. Toimitila vaikuttaa myyntiin, työntekijöiden viihtyvyyteen, tehokkuuteen ja siihen, millaisena asiakkaat kokevat yrityksen. Siksi toimitilojen suunnittelussa ei kannata lähteä liikkeelle pelkästään sisustuksesta tai kalusteista, vaan yrityksen strategiasta.
Kun puhutaan siitä, että tila tukee yrityksen strategiaa, kyse ei ole monimutkaisesta asiasta. Se tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että tila suunnitellaan palvelemaan niitä asioita, joita halutaan yrityksenä saavuttaa. Olipa kyse sitten asiakaskokemuksesta, myynnin kasvusta tai työntekijöiden paremmasta arjesta.
Mitä strategia tarkoittaa tilan näkökulmasta?
Yrityksen strategia kertoo, mihin pyritte seuraavien vuosien aikana.
Pk-yrityksissä tavoitteet ovat usein konkreettisia:
Parempi asiakaskokemus
Henkilöstön työntekeminen
Brändin selkeytys
Tilan tehokkaampi käyttö
Myynnin lisääminen
Kun nämä tavoitteet tuodaan osaksi suunnittelua, tila ei ole enää kulu vaan yrityksen työkalu.
Jos yrityksen strategia korostaa asiakaskokemusta, se voidaan kääntää konkreettisiksi tilaratkaisuiksi näin:
Selkeä ja rauhallinen saapumiskokemus
Asiakkaan ei tarvitse ihmetellä, mihin mennä tai keneen olla yhteydessä. Asiakkaan kulkureitti suunnitellaan niin, että hän tietää intuitiivisesti, minne mennä, mitä tehdä ja kenen puoleen kääntyä. Tämä vähentää epäröintiä ja vahvistaa luottamusta. Ensi vaikutelma on hallittu, vieraanvarainen ja ennen kaikkea yrityksen brändin mukainen.
Brändin ja arvojen näkyminen irtokaluste - ja materiaalisuunnittelussa
Yrityksen identiteetti heijastuu materiaaleissa, muodoissa, kalustevalinnoissa ja viestinnässä. Asiakas tunnistaa yrityksen arvot jo ensimmäisten sekuntien aikana. Tämä on usein ratkaisevaa, sillä tila voi tehdä yrityksestä uskottavan ja yhdenmukaisen. Tila toimii myös perusteena tuotteen tai palvelun hinnoittelulle mielikuvan ja brändin kautta.
Sujuva palvelupolku
Vastaanotto, myyntitilat ja neuvottelualueet suunnitellaan tukemaan vuorovaikutusta: oikeat kalusteet, toimivat akustiikkaratkaisut ja selkeä tilavyöhykeajattelu tekevät kohtaamisesta miellyttävää.
Entä työntekijät - miten toimitila tukee heidän työskentelyään?
Etätöistä haluttaisiin siirtyä vähitellen takaisin toimistolle. Työntekemisen kulttuuri on muutoksessa, joihin toimitilan pitäisi pystyä vastaamaan. Toimitila ei voi enää olla yhden mallin mukainen.
Tilasuunnittelu tukee työntekijän tehokkuutta vyöhykkeiden avulla esimerkiksi:
Hiljaisen työskentelyn alueet
Selkeästi rauhoitetut vyöhykkeet niille, jotka keskittyvät parhaiten ilman häiriöitä.
Yhteistyöalueet
Avoimet, rennot tilat tiimityölle ja nopeille kohtaamisille.
Oleskelu- ja palautumistila
Tila vaikuttaa suoraan jaksamiseen. Lyhytkin irtiotto parantaa tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä.
Ergonomiset ja oikeaan käyttöön mitoitetut kalusteet
Kaluste ei saa olla vain ”hieno” , vaan sen on tuettava käyttäjän työtä.
Tavoitteena on luoda toimitila, jossa jokainen löytää oman tapansa tehdä töitä. Se vahvistaa sitoutumista, vähentää poissaoloja ja lisää tuottavuutta. Nämä ovat asioita, joilla on pk-yritykselle iso merkitys.
Helppo työkalu oman toimitilan arviointi
Voit arvioida nykytilanne nopeasti vastaamalla seuraaviin kysymyksiin:
Tukeeko tilamme yrityksen tärkeintä tavoitetta (myynti, asiakaskokemus, henkilöstön tehokkuus)?
Tunnistaako asiakas brändimme tilasta ensimmäisen minuutin aikana?
Voiko työntekijä valita tilasta itselleen sopivan työskentelytavan (rauhaisa, yhteistyö, luova)?
Onko tilassa selkeä palvelupolku – asiakkaalle ja henkilöstölle?
Onko kalusteet hankittu ulkonäön vai funktion perusteella – vai molempien?
Jos yksikin vastaus on ”ei”, tila ei vielä täysin palvele yrityksesi strategiaa.
Yhteenveto
Toimitila on strateginen voimavara. Kun tilasuunnittelu perustuu yrityksen tavoitteisiin, se voi parantaa asiakaskokemusta, tukea myyntiä ja vahvistaa työntekijöiden hyvinvointia. Tila ei ole kuluerä vaan investointi – ja oikein suunniteltuna se maksaa itsensä takaisin jokaisena työpäivänä.
Jos haluat selvittää, miten teidän toimitilanne voisi tukea yrityksenne strategiaa paremmin, voin tehdä teille kevyen, maksuttoman alkukartoituksen.
Käymme yhdessä läpi tilannekuvan, kehityskohteet ja ensimmäiset konkreettiset parannusehdotukset.
Voit olla yhteydessä matalalla kynnyksellä – autan mielelläni.
